Processo de custódia de documentos : roteiro para a guarda de acervos

Abstract

Resumo: Com o constante aumento no volume de informações acessadas e geradas por uma organização, é imprescindível que esses dados estejam organizados para que o acesso esteja disponível no momento em que se fizer necessário. Sendo assim, um processo de gestão documental se faz necessário em toda organização, geradora e manipuladora de informações e dados, para que se tenha um gerenciamento de informações satisfatório e que atenda às necessidades da organização no momento e nas condições pretendidas. O presente roteiro descreve quais são as etapas necessárias para realização de um processo de custódia documental adequado em uma empresa especializada em gerenciamento de informações. São apresentados os processos de tratamento documental e os resultados que podem ser alcançados, tanto organizacionais quanto econômicos, ao se optar pela gestão documental na empresa especializada. Pode-se notar que, o gerenciamento das informações de uma organização é fundamental para que haja acessibilidade e segurança aos documentos gerados e armazenados, e que também ocorra a avaliação e eliminação dos arquivos dispensáveis a qualquer setor da organização.

Abstract: With the constant increase in the volume of information accessed and generated by an organization, it is imperative that this data is organized so that access is available at the time it is necessary. Thus, a document management process is necessary in every organization, generating and manipulating information and data, so that it has a satisfactory information management that meets the needs of the Organization at the moment and in Conditions. This roadmap describes what steps are required to perform an appropriate document custody process in a company specializing in information management. The processes of documentary treatment are presented and the results that can be achieved, both organizational and economic, when choosing the document management in the specialized company. It can be noted that the management of the information of an organization is essential for the accessibility and security of the documents generated and stored, and also the evaluation and elimination of the files expendable to any sector of Organization.