Estudo da importância do controle de documentos em organizações industriais

Abstract

Resumo: A deficiência na gestão dos documentos é um problema que sujeita as organizações à riscos que podem afetar qualquer um de seus departamentos. As organizações nem sempre abordam os documentos dando o mérito necessário, entretanto é impossível recusar o valor agregado nisto. Um dos grandes benefícios que pode ser ressaltado nas organizações que gerenciam tecnicamente a documentação produzida através de uma Gestão Documental é a eficiência que os processos corporativos suscitam. Infelizmente algumas organizações só entendem que devem organizar seus documentos quando o negócio é prejudicado pelo tempo que ela leva para recuperar ou emitir alguma informação. Gerenciar documentos eletronicamente é um recurso que traz resultados significativos como competitividade, simplificação de processos, redução de espaço físico, agilidade nas tramitações, diminuição de perda e extravio de documentos, confiança na utilização da versão pertinente, entre outros. Estes benefícios tornam-se básicos, à medida que as organizações ambicionam a liderança. O trabalho é feito como uma coleta de dados, onde a autora utiliza várias fontes percursoras de estudo para que posteriormente sejam aplicadas no desenvolvimento e criação do estudo, a fim de compreender melhor algumas dúvidas e questões pertinentes ao tema. Observou-se durante a pesquisa a necessidade de pesquisas em livros, artigos e revistas pertinentes ao assunto e que demonstram uma grande dificuldade na realização deste controle. Também foi possível evidenciar nos estudos realizados a grande necessidade que as atuais empresas e organizações tem em se cumprir o controle de documentos. A interpretação da norma referente (portaria MCTI nº293) a este controle evidencia regras e condutas sobre toda a documentação produzida nas empresas e a necessidade de cada vez mais se valer da aplicação correta deste controle para melhor monitoramento dos produtos e reduzindo uma grande parte do trabalho realizado anteriormente a essa tratativa, quando não se havia o conhecimento para controle de documentos. Durante a execução desta pesquisa foram estudados os conceitos, processos, problemas e legislação sobre a gestão documental, com o objetivo de entender com clareza o problema e propor uma solução simples, organizada e eficaz. Foi constatado que a maioria das organizações, geralmente, não investe na gestão documental e por isto foi proposto este estudo a fim de identificar o ganho que as organizações podem ter com um eficiente controle e gestão documental. Os benefícios serão a grande satisfação dos clientes, porque terão informação disponível instantaneamente na hora da tomada de decisão e a eficiência dos processos organizacionais, devido à padronização e a rapidez do trâmite documental.

Abstract: Deficiency in document management is a problem that subjects organizations to the risks that can affect any of their departments. Organizations do not always approach the documents giving the necessary merit, however it is impossible to refuse the added value in this. One of the great benefits that can be emphasized in organizations that technically manage Documentation produced through Document Management is the efficiency that corporate processes elicit. Unfortunately some organizations only understand that they should organize their documents when the business is hampered by the time it takes to retrieve or issue some information. Manage documents electronically is a resource that brings significant results such as competitiveness, simplification of processes, reduction of physical space, agility in processing, loss of loss and loss of documents, confidence in the use of the relevant version, among others. These benefits become basic as organizations aspire to leadership. The work is done as a data collection, where the author uses several sources of precursors of study for later to be applied in the development and creation of the study, in order to better understand some doubts and questions pertinent to the subject. It was observed during the research the need of researches in books, articles and magazines pertinent to the subject and that demonstrate great difficulty in accomplishing this control. It was also possible to highlight in the studies carried out the great need that the current companies and organizations have in complying with the control of documents. The interpretation of the standard referred to MCTI (regulation 293) to this control evidences rules and conduct on all the documentation produced in the companies and the need to increasingly use the correct application of this control for better monitoring of the products and reducing a large part of thework prior to this negotiation, when there was no knowledge to control documents. During the execution of this research the concepts, processes, problems and legislation on documentary management were studied, with the objective of clearly understanding the problem and proposing a simple, organized and effective solution. It was found that most organizations do not usually invest in document management and therefore this study was proposed in order to identify the gain that organizations can have with efficient document management and control. The benefits will be to the great satisfaction of the clients, because they will have information available instantly at the time of the decision making and the efficiency of the organizational processes, due to the standardization and the speed of the documentary process.